Sustainability is becoming increasingly important in the event industry. There are already a lot of checklists, standards and networks that help to make events more environmentally friendly. So how exactly can sustainable event management be implemented?
Sustainable Event Planning According to ISO 20121
Sustainability at events encompasses much more than just recycling waste or reducing energy consumption. It involves designing the entire event to be ecologically, economically, and socially responsible. This means not only minimizing environmental impact but also involving the local community and acting economically sustainably.
A key component of sustainable event planning is the ISO 20121 standard. This international standard provides a comprehensive framework for managing sustainability at events. It helps organizations integrate sustainable practices into their planning and execution processes and continuously improve.
The ISO 20121 standard was developed in 2012 ahead of the London Olympics and has since gained worldwide significance. It covers a wide range of aspects, from selecting environmentally friendly materials and suppliers to energy and water efficiency, social responsibility, and the well-being of involved communities. By applying this standard, organizers can ensure that their events are not only environmentally friendly but also socially responsible and economically viable.
Ecological sustainability
The ecological pillar focuses on minimizing the environmental impact of events. This includes reducing waste and emissions, using sustainable materials, and conserving resources such as energy and water.
Implementation Recommendations:
- Prefer regional and seasonal products: Short transport routes save CO2 and support the local economy.
- Reusable instead of disposable: Use reusable dishes and cutlery to avoid waste.
- Use energy-efficient technology: Modern devices consume less power and protect the environment.
- Promote sustainable mobility: Offer participants and staff environmentally friendly travel options.
Economic sustainability
The economic pillar aims at the long-term economic viability of events. This includes careful budgeting, optimizing cost structures, and exploring new revenue streams.
Implementation Recommendations:
- Transparent cost planning: Create a detailed budget plan and closely monitor expenditures.
- Use resources efficiently: Avoid unnecessary expenses and optimize processes.
- Establish long-term partnerships: Foster long-term partnerships with suppliers and service providers.
- Sustainable pricing: Calculate prices that are economically viable and attractive to participants.
Social sustainability
The social pillar addresses the social impacts of events. This includes creating fair working conditions, promoting inclusion and diversity, and strengthening the local community.
Implementation Recommendations:
- Create fair working conditions: Pay your employees a fair wage and provide good working conditions.
- Promote diversity and inclusion: Ensure accessibility and create a welcoming atmosphere for all participants.
- Involve local businesses and initiatives: Collaborate with local partners and support the regional economy.
- Show social commitment: Support social projects or donate to charitable organizations.
Green Events: Additional Certifications and Standards
There are many other certifications and standards that recognize sustainable events. Here are the most important ones:
- Green Globe: This certification evaluates the sustainability performance of companies in the travel and tourism industry, including event organizers. Green Globe considers various criteria such as energy efficiency, waste management, and sustainable procurement. Upcycling can help meet many of these criteria by minimizing resource consumption and reducing waste.
- EMAS (Eco-Management and Audit Scheme): A tool developed by the EU to help companies continuously improve their environmental performance. EMAS-certified organizations commit to systematic environmental management, which includes upcycling practices.
- A Greener Festival Award: This award is given to festivals and events that have taken outstanding measures to reduce their ecological footprint. Upcycling of materials is an important aspect considered in the evaluation.
- Sustainability Certificate Event Industry Germany (EBD): This certificate is awarded by the Association of the German Event Industry (EBD) and recognizes events based on a comprehensive set of criteria covering all areas of sustainability. Upcycling practices can positively influence the certificate evaluation.
Sounds for Nature (SFN): Leitfaden für nachhaltige Events
Die Initiative Sounds for Nature (SFN) setzt sich für umweltfreundliche und nachhaltige Veranstaltungen ein. SFN bietet einen umfassenden Leitfaden für Veranstalter, um ökologische Aspekte in ihre Eventplanung zu integrieren. Hier sind einige Kernpunkte des SFN-Leitfadens:
- Umweltbewusste Planung: Tipps zur Reduzierung von Abfall und Energieverbrauch.
- Nachhaltige Materialwahl: Empfehlungen für den Einsatz von recycelten und wiederverwendbaren Materialien.
- Energieeffizienz: Strategien zur Nutzung erneuerbarer Energien und effizienter Energienutzung.
- Bildung und Bewusstsein: Maßnahmen zur Sensibilisierung der Teilnehmer für Umweltfragen und Nachhaltigkeit.
SFN bietet wertvolle Ressourcen und Unterstützung, um Veranstaltungen nicht nur umweltfreundlicher, sondern auch attraktiver und innovativer zu gestalten. Weitere Informationen und detaillierte Leitfäden finden Sie auf der SFN-Website.
Das richtige Marketing für nachhaltige Events
Die nachhaltigen Aspekte eines Events sollten klar und effektiv kommuniziert werden, um das Bewusstsein und Engagement der Teilnehmer zu fördern. Mit einem rundum auf Nachhaltigkeit bedachten Event stechen Veranstalter zum jetzigen Zeitpunkt definitiv aus der Menge heraus – sofern auch dahinter steckt, was nach außen hin kommuniziert wird. Ein paar grundlegende Aspekte um dies zu erreichen sind:
- Frühzeitige und kontinuierliche Kommunikation ist entscheidend. Beginnen Sie frühzeitig mit der Kommunikation der nachhaltigen Ziele und Maßnahmen Ihres Events. Nutzen Sie dafür alle verfügbaren Kanäle wie Ihre Website, Newsletter, Social Media und Pressemitteilungen. Halten Sie die Teilnehmer regelmäßig über Fortschritte und Highlights auf dem Laufenden. Diese kontinuierliche Information hilft, das Interesse der Teilnehmer zu wecken und aufrechtzuerhalten.
- Storytelling spielt eine zentrale Rolle. Erzählen Sie die Geschichten hinter Ihren nachhaltigen Maßnahmen und Projekten. Erklären Sie, warum Sie sich für bestimmte Upcycling-Projekte entschieden haben und welchen positiven Einfluss diese auf die Umwelt und die Gemeinschaft haben. Authentische Geschichten können eine starke emotionale Verbindung schaffen und das Engagement der Teilnehmer erhöhen. Durch Geschichten wird die Nachhaltigkeit greifbarer und inspirierender.
- Social Media ist ein mächtiges Werkzeug, um Ihre nachhaltigen Initiativen zu präsentieren. Nutzen Sie Plattformen wie Instagram, Facebook, Twitter und LinkedIn, um ansprechende Bilder und Videos der kreativen Upcycling-Lösungen zu teilen. Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre eigenen Erfahrungen und Beiträge mit speziellen Hashtags zu teilen. Dies schafft eine Community rund um Ihr Event und verstärkt die Reichweite Ihrer Botschaften.
- Interaktive Inhalte wie Umfragen, Quizze und Challenges können das Bewusstsein für Nachhaltigkeit fördern. Beispielsweise könnten Sie eine Challenge starten, bei der die Teilnehmer ihre besten Upcycling-Ideen einreichen und die kreativsten Vorschläge prämieren. Solche interaktiven Elemente machen das Thema Nachhaltigkeit lebendig und regen zur aktiven Beteiligung an.
- Green Marketing-Materialien sind ein weiterer wichtiger Aspekt. Verwenden Sie umweltfreundliche Materialien für Ihre Marketing- und Kommunikationsmittel. Dies könnte recyceltes Papier für gedruckte Materialien oder digitale Alternativen anstelle von physischen Produkten sein. Achten Sie darauf, dass Ihre nachhaltigen Botschaften auch in den Marketingmaterialien sichtbar sind, um ein konsistentes Nachhaltigkeitsbild zu vermitteln.
- Transparenz und Offenheit über Ihre Nachhaltigkeitsbemühungen, einschließlich der Herausforderungen und Erfolge, sind essenziell. Teilen Sie konkrete Daten und Fakten, um die Wirkung Ihrer Maßnahmen zu belegen. Dies kann das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit erhöhen. Offenheit zeigt, dass Sie ernsthaft an nachhaltiger Veränderung arbeiten und bereit sind, Ihre Fortschritte und auch Rückschläge zu teilen.
- Partnerschaften und Kooperationen mit nachhaltigen Marken und Organisationen können Ihre Botschaften verstärken. Diese Partnerschaften können zusätzliche Reichweite und Glaubwürdigkeit bieten. Gemeinsame Initiativen und Co-Marketing-Aktivitäten können die Sichtbarkeit und den Einfluss Ihrer Nachhaltigkeitsbemühungen erheblich steigern.
- Vor-Ort-Kommunikation während des Events ist ebenso wichtig. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationsmittel, um die Teilnehmer über Ihre nachhaltigen Maßnahmen zu informieren. Dies könnte durch Beschilderungen, Informationsstände, Durchsagen und interaktive Displays erfolgen. Solche Maßnahmen stellen sicher, dass die Teilnehmer während des gesamten Events kontinuierlich an die nachhaltigen Aspekte erinnert werden und deren Bedeutung erkennen.
Das richtige Marketing für nachhaltige Events
Die nachhaltigen Aspekte eines Events sollten klar und effektiv kommuniziert werden, um das Bewusstsein und Engagement der Teilnehmer zu fördern. Mit einem rundum auf Nachhaltigkeit bedachten Event stechen Veranstalter zum jetzigen Zeitpunkt definitiv aus der Menge heraus – sofern auch dahinter steckt, was nach außen hin kommuniziert wird. Ein paar grundlegende Aspekte um dies zu erreichen sind:
- Frühzeitige und kontinuierliche Kommunikation ist entscheidend. Beginnen Sie frühzeitig mit der Kommunikation der nachhaltigen Ziele und Maßnahmen Ihres Events. Nutzen Sie dafür alle verfügbaren Kanäle wie Ihre Website, Newsletter, Social Media und Pressemitteilungen. Halten Sie die Teilnehmer regelmäßig über Fortschritte und Highlights auf dem Laufenden. Diese kontinuierliche Information hilft, das Interesse der Teilnehmer zu wecken und aufrechtzuerhalten.
- Storytelling spielt eine zentrale Rolle. Erzählen Sie die Geschichten hinter Ihren nachhaltigen Maßnahmen und Projekten. Erklären Sie, warum Sie sich für bestimmte Upcycling-Projekte entschieden haben und welchen positiven Einfluss diese auf die Umwelt und die Gemeinschaft haben. Authentische Geschichten können eine starke emotionale Verbindung schaffen und das Engagement der Teilnehmer erhöhen. Durch Geschichten wird die Nachhaltigkeit greifbarer und inspirierender.
- Social Media ist ein mächtiges Werkzeug, um Ihre nachhaltigen Initiativen zu präsentieren. Nutzen Sie Plattformen wie Instagram, Facebook, Twitter und LinkedIn, um ansprechende Bilder und Videos der kreativen Upcycling-Lösungen zu teilen. Ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre eigenen Erfahrungen und Beiträge mit speziellen Hashtags zu teilen. Dies schafft eine Community rund um Ihr Event und verstärkt die Reichweite Ihrer Botschaften.
- Interaktive Inhalte wie Umfragen, Quizze und Challenges können das Bewusstsein für Nachhaltigkeit fördern. Beispielsweise könnten Sie eine Challenge starten, bei der die Teilnehmer ihre besten Upcycling-Ideen einreichen und die kreativsten Vorschläge prämieren. Solche interaktiven Elemente machen das Thema Nachhaltigkeit lebendig und regen zur aktiven Beteiligung an.
- Green Marketing-Materialien sind ein weiterer wichtiger Aspekt. Verwenden Sie umweltfreundliche Materialien für Ihre Marketing- und Kommunikationsmittel. Dies könnte recyceltes Papier für gedruckte Materialien oder digitale Alternativen anstelle von physischen Produkten sein. Achten Sie darauf, dass Ihre nachhaltigen Botschaften auch in den Marketingmaterialien sichtbar sind, um ein konsistentes Nachhaltigkeitsbild zu vermitteln.
- Transparenz und Offenheit über Ihre Nachhaltigkeitsbemühungen, einschließlich der Herausforderungen und Erfolge, sind essenziell. Teilen Sie konkrete Daten und Fakten, um die Wirkung Ihrer Maßnahmen zu belegen. Dies kann das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit erhöhen. Offenheit zeigt, dass Sie ernsthaft an nachhaltiger Veränderung arbeiten und bereit sind, Ihre Fortschritte und auch Rückschläge zu teilen.
- Partnerschaften und Kooperationen mit nachhaltigen Marken und Organisationen können Ihre Botschaften verstärken. Diese Partnerschaften können zusätzliche Reichweite und Glaubwürdigkeit bieten. Gemeinsame Initiativen und Co-Marketing-Aktivitäten können die Sichtbarkeit und den Einfluss Ihrer Nachhaltigkeitsbemühungen erheblich steigern.
- Vor-Ort-Kommunikation während des Events ist ebenso wichtig. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationsmittel, um die Teilnehmer über Ihre nachhaltigen Maßnahmen zu informieren. Dies könnte durch Beschilderungen, Informationsstände, Durchsagen und interaktive Displays erfolgen. Solche Maßnahmen stellen sicher, dass die Teilnehmer während des gesamten Events kontinuierlich an die nachhaltigen Aspekte erinnert werden und deren Bedeutung erkennen.
Mobility – Environmentally Friendly Arrival and Departure of Visitors
Ticket to ride Äpfel in Dresden Credit: Luan Madh
The events industry faces a major challenge: reducing CO2 emissions, particularly in the arrival and departure of the audience. The TICKET TO RIDE project, initiated by The Changency and Crowd Impact, impressively demonstrates how this can be achieved.
The initiators of TICKET TO RIDE have a clear vision: a more sustainable and fairer world through environmentally friendly mobility at large events. The project’s goal is to raise awareness of sustainable travel options and implement concrete measures to reduce CO2 emissions.
In the long term
Performance indicators: Establishing key performance indicators (KPIs) to measure the environmental impacts of events, such as CO2 footprint, waste generation, and resource consumption.
Feedback mechanisms: Gathering feedback from stakeholders, including participants, suppliers, and team members, to gain insights into the effectiveness of sustainability efforts and areas for improvement.
Benchmarking: Comparing sustainability practices with industry standards and best practices to ensure continuous adaptation to the latest trends and innovations.
Participation in Training and Workshops on Sustainable Topics
Continuous education and skill development are crucial to stay informed about the latest advancements in sustainability. Event planners should actively participate in training and workshops on sustainable event management. These opportunities offer:
- Knowledge updates: Current information on new technologies, materials, and methods that can improve the sustainability of events.
- Networking opportunities: Exchange with other professionals and experts in the field of sustainability to share ideas and best practices and learn from each other.
- Practical skills: Development of practical skills and techniques for implementing sustainable practices in event planning.
Exchange with Other Event Planners and Experts in Sustainability
Exchanging ideas with other event planners and sustainability experts is highly beneficial for discovering new ideas and strategies. This can be achieved through:
Conferences and trade shows: Participation in events focused on sustainable event management to stay informed about the latest developments and trends.
Network groups: Joining professional networks and associations that promote the exchange of knowledge and experiences in the field of sustainability.
Online forums and communities: Utilizing online platforms and social media to connect with like-minded individuals and follow current discussions.
Our Editorial Team Says: Commitment Instead of Greenwashing!
“In the event industry, sustainability is not a short-term trend but a lived responsibility. With genuine commitment and proactive action, event professionals can future-proof their sustainability strategies. Regular monitoring, continuous learning, and exchange with experts are key to success. This ensures that event planners not only benefit the planet but also provide long-term value to their companies.”
